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Lors de l'organisation d'un événement d'entreprise, il convient de se poser plusieurs questions : pour quelle(s) raison(s) on l'organise ? Quel sera le fil rouge/le programme de la manifestation ? Est-ce que cet événement est destiné à un usage interne ou externe à l'entreprise ? Et ainsi, qui y est invité ?
Une fois que nous avons répondu à ces quelques questions de base, et que nous avons une idée plutôt nette de ce que l'on souhaite produire, il y a une nouvelle question - peut-être trop souvent négligée - à se poser impérativement : comment vais-je m'y prendre pour que toutes les personnes qui vont participer à l'événement se sentent réellement incluses ?
En effet, de même qu'il est préférable de s'adapter à tous les membres d'une famille ou d'un groupe d'amis quand on organise un voyage, il convient de savoir intéresser les participants de A à Z lors d'un événement professionnel quels qu'ils soient, et surtout de ne pas commettre d'impairs qui pourraient mettre à l'écart un participant ou un groupe de participants.
Alors, comment organiser un événement qui plaise à tous ces collaborateurs si différents ? Il n'y a pas de recette qui fonctionne à tous les coups, mais il y a quand même des ingrédients que l'on peut utiliser pour que la sauce prenne mieux. 👨🍳 Dans cet article, nous nous concentrerons particulièrement sur les événements d'entreprise internes, qui concernent donc les collaborateurs. Voyons ça ensemble !
1️⃣ Impliquer les collaborateurs dès le début de la conception de l'événement
Il n'y a rien de plus dangereux pour un chef d'entreprise (et pour les collaborateurs) que de "faire une surprise" à ses employés concernant un événement d'entreprise. Même s'il peut penser les connaître en les côtoyant quotidiennement au bureau, les personnes sont parfois (souvent) différentes dans leurs milieux professionnels et personnels, et un collaborateur peut se montrer tout à fait différent chez lui qu'au travail. Une activité un peu trop sportive ou extrême, un hôtel un peu trop "luxueux", ou à l'inverse un mobile-home prévu pour 4 personnes... peuvent rapidement s'avérer être des mauvais choix, pouvant rapidement placer les participants dans l'inconfort.
Il est alors bien de pouvoir réunir l'ensemble des collaborateurs dès le début du projet, pour les interroger sur leurs potentiels souhaits et préférences. Il sera parfois impossible de pouvoir réunir tout le monde (en raison de la taille trop importante de l'entreprise, par exemple) ; dans ce cas-là, la solution est de désigner plusieurs personnes stratégiques qui pourront être les représentants de différentes profils de collaborateurs, qui seront alors les "garants" des souhaits de l'ensemble des collaborateurs issus, de pôles divers de l'entreprise.
2️⃣ Prêter une attention particulière à la sélection du (des) lieu(x)
Que vous ayez besoin de booker un hôtel, une salle de réception, ou même un restaurant, assurez-vous de choisir des espaces dans lesquels chacun pourrait se sentir à l'aise. Pour cela, vous pouvez vous baser sur plusieurs paramètres :
etc...
3️⃣ Si teambuilding il y a, trouver celui qui ne mettra personne de côté !
Même si les teambuildings sont généralement imaginés pour satisfaire et inclure tout le monde, il est important de bien cerner les personnalités et surtout les freins de l'ensemble des collaborateurs avant de choisir ce dernier. Par exemple, le fait de "se surpasser" ne peut pas être un objectif de séminaire ou d'incentive (à part si tous les collaborateurs sont d'accord avec cela). En effet, n'oublions pas que les événements d'entreprise réunissent des personnes qui, théoriquement, ne se connaissent pas dans leur vie personnelle le but n'est pas de mettre quiconque dans une mauvaise posture, via une activité qu'il/elle n'aime pas, dont il/elle a peur, ou bien qu'il/elle n'arrivera pas à faire pour quelconque raison.
Olympiades d'été/d'hiver, chasses aux trésors, challenge Koh Lanta, initiation à un sport, rallye photos, dégustations, résolutions d'énigmes, activités culinaires... les opportunités d'activité fédératrices sont nombreuses, le tout est de choisir le teambuilding le plus adapté aux exigences de chaque groupe.
4️⃣ Questionner les participants après l'événement
Bien que vous ayiez respecté tous les points pour que l'événement à venir soit le plus inclusif possible, rien n'empêche de se remettre en question sur ce que vous avez produit, en demandant l'avis de chacun des participants une fois que celui-ci est terminé. Préparez un court questionnaire à envoyer aux participants, ou parlez en plus profondément lors de réunions dédiées à cela si vous le pouvez, pour savoir ce qu'en ont pensé vos collaborateurs, et comment ils se sont sentis tout du long. Ainsi, ce retour pourrait permettre d'améliorer quelques points divers, pour que lors d'une prochaine édition, les paramètres d'inclusion soient encore mieux respectés.
Vous l'aurez compris, il ne faut pas oublier que l'organisation d'un événement d'entreprise interne concerne des collaborateurs, qui se voient tous les jours au travail, mais qui ne se connaissent finalement pas tout à fait bien.
Pour que personne ne ressente de malaise, il faut veiller que chaque petit détail soit en accord avec l'ADN de l'événement, et avec les personnalités de chacun de ses participants.
